一、各党委（党工委）

1、工作规章制度 定期30年

2、工作会议记录和纪要、会议讨论通过的决议等 永久

3、年度工作计划、总结 定期30年

4、换届等选举相关材料 定期30年

5、正式发文 定期30年

6、党建工作方面的简报、汇编、出版物等 定期30年

7、获省部级及以上的各类重要证书、奖牌、铭牌、奖杯等 定期30年

8、以上材料相应的电子文件

9、其它需要归档的材料

二、各院系

1、院系各行政工作正式发文、工作计划、工作总结、会议记录、纪要、会议讨论通过的决议、主要规章制度及其它重要材料。（此项包括各个工作岗位形成的重要文书档案，如：人事、外事、财务、基建、资产设备、工会、图书资料等）。会议记录、纪要、会议讨论通过的决议永久，其他定期30年

2、院系党委正式发文、工作计划、工作总结、会议记录、纪要、会议讨论通过的决议、党委工作规章制度、换届选举材料、党建工作材料（简报、汇编、出版物等）、党代会材料及其他重要材料。会议记录、纪要、会议讨论通过的决议永久，其他定期30年

3、本、硕、博毕业生合影（含纸质版和电子版）。 定期30年

4、学科（专业）发展及重点学科（专业）建设工作形成的文件材料。 定期30年

5、院庆、系庆、校友返校等重大活动形成的文件材料（活动筹备工作计划方案；出版物；各级领导和知名校友的讲话、题词；有关活动的请示、计划、日程与总结；邀请来宾名单、请柬、签到簿、贺信、贺电；含照片和音视频材料）。 定期30年

6、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料。 定期30年

7、反映本单位工作、活动的材料（包括各类工作简报、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、院刊、年鉴等编研材料）。 定期30年

8、获省部级及以上的各类（含院系、课题组、教工、学生等）重要表彰、奖励、评优评先的有关材料，获奖证书、奖状、奖牌、铭牌、奖杯、锦旗等。例如：科研奖励证书、教学名师、优质课程、先进团支部、优秀团员、“挑战杯”等荣誉。 定期30年

9、院系交流活动中收到的各类礼品、纪念品等实物需交由南大办统一归至档案馆。

10、以上材料相应的电子文件。

11、其它需要归档的材料。

三、南京大学办公室（保密办公室、法制办公室）

1、上级关于党务工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、党委会、常委会、党委扩大会议记录、纪要 永久

3、党代会文件 永久

4、成立党内机构、启用印章的通知 永久

5、党委工作计划、总结、规定、通知、职责、制度等 定期30年

6、上级关于办学方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

7、校长办公会议及扩大会议的记录、纪要 永久

8、学校行政工作计划、总结 定期30年

9、各类统计报表 永久

10、学校行政成立或撤消机构、启用或废除印章的通知 永久

11、学校制定办学方针、政策及发展规划等方面材料 永久

12、表彰先进材料 定期30年

13、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

14、校领导公务活动形成的讲话稿、批示、重要信件等文件材料 定期30年

15、校庆活动中形成材料 永久

16、本校制定的规章、办法等 定期30年

17、情况参考 定期30年

18、签订的重要协议 定期30年

19、法律事务形成的重要材料 定期30年

20、安全、保密方面形成文件材料 定期30年

21、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料等） 定期30年

22、期末和迎新工作形成材料 定期30年

23、以上材料相应的电子文件

24、其它需要归档的材料

四、纪检监察机构

1、上级关于纪检、监察方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、纪检、监察工作统计报表 永久

3、纪委会会议记录 永久

4、立案专项调查的违纪案件审理形成的文件材料 永久

5、党内处分及调查报告等 定期30年

6、纪委、监察工作计划、总结、规定、通知、职责、制度等 定期30年

7、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

8、信访材料 定期30年

9、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括各类会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

10、以上材料相应的电子文件

11、其它需要归档的材料

五、组织部

1、上级关于组织工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、党内统计报表 永久

3、党内中层以上干部任免、总支换届改选及干部职级评定等文件材料 永久

4、中层干部名册 永久

5、新党员和党员转正名册 永久

6、党员转组织关系存根 永久

7、表彰及处分材料 定期30年

8、组织工作计划、总结、规定、通知、职责、制度等 定期30年

9、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

10、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

11、民主评议党员及整党工作形成的文件材料 定期30年

12、以上材料相应的电子文件

13、其他需要归档的材料

六、党校

1、上级有关党校工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、党校工作计划、总结、规章制度 定期30年

3、党校工作表彰及申报材料 定期30年

4、党员培训计划、名单、总结 定期30年

5、支部书记及中层干部培训班或学习班的计划、名单、总结及上报材料 定期30年

6、以上材料相应的电子文件

7、其它需要归档的材料

七、离退休工作处

1、上级有关离退休工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、统计表、离休干部名册及发放荣誉证登记表 永久

3、本单位工作计划、总结、规定、通知、职责、制度等 定期30年

4、“关心下一代工作”文件材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料等） 定期30年

6、以上材料相应的电子文件

7、其它需要归档的材料

八、宣传部（新闻中心、校报编辑部）

1、上级有关宣传工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结及通知、报告、职责、制度等 定期30年

3、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

4、本校精神文明建设、形势教育及其它活动形成的材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

6、南京大学校报合订本、校报特刊等 永久

7、以上材料相应的电子文件

8、其它需要归档的材料

九、统战部

1、上级有关统战工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、统战工作计划、总结及通知、报告、职责、制度等 定期30年

3、民主党派表彰、基层组织改选、民主党派成员名册等材料 定期30年

4、民主党派、侨务、少数民族事务管理工作中形成的文件材料 定期30年

5、本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 定期30年

6、统战工作表彰及申报材料 定期30年

7、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料等） 定期30年

8、校领导与党外人士联系交友的材料及统战工作网络人员名册 定期30年

9、以上材料相应的电子文件

10、其它需要归档的材料

十、人武部

1、上级、本校关于人武、人防、军训、征兵工作的指示、规定等文件 定期30年

2、本校人武、军训工作计划、总结及通知、报告、职责、制度等 定期30年

3、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料等） 定期30年

4、双拥、军民共建、优抚工作材料 定期30年

5、复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表 定期30年

6、人武工作表彰及申报材料 定期30年

7、征兵及预备役情况登记表 定期30年

8、以上材料相应的电子文件

9、其它需要归档的材料

十一、工会

1、上级有关工会工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、统计报表 永久

3、工作计划、总结及通知、报告、职责、制度等 定期30年

4、教师代表大会形成文件材料 永久

5、工会代表大会形成文件材料 永久

6、工会组织机构、校系（部门）两级工会干部名册 永久

7、工会委员名册 定期30年

8、妇联工作形成的重要材料 定期30年

9、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

10、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

11、本校出席上级工代会、教代会、妇代会代表名单、登记表等材料 定期30年

12、表彰先进材料 定期30年

13、以上材料相应的电子文件

14、其它需要归档的材料

十二、团委

1、上级有关团的工作的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结及通知、报告、职责、制度等 定期30年

3、团代会、学代会形成文件材料 永久

4、团内成立机构及任免决定 定期30年

5、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

6、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、各类成果汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

7、表彰及处分决定 定期30年

8、青年共产主义学校形成的重要材料 定期30年

9、暑期大学生社会实践活动材料 定期30年

10、团委编印的内部刊物 定期30年

11、以上材料相应的电子文件

12、其它需要归档的材料

十三、信息化建设管理服务中心

1、上级关于学校信息化建设等方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、关于校园网络、信息系统、校园卡等制定的规章制度、办法等 定期30年

4、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料等） 定期30年

6、签订的重要协议 定期30年

7、以上材料相应的电子文件

8、其它需要归档的材料

十四、校友事务与发展工作处（教育发展基金会、校友总会）

1、工作计划、总结 定期30年

2、南京大学董事会文件材料

3、“南京大学发展基金”管理材料 定期30年

4、对外联系形成的材料 定期30年

5、接受捐赠形成的材料（签订的重要协议等） 定期30年

6、理事会相关工作材料 定期30年

7、《校友通讯》 永久

8、《校友工作简报》 定期30年

9、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

10、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

11、以上材料相应的电子文件

12、其它需要归档的材料

十五、巡视工作办公室

1、巡视工作规划、方案、操作指引、规章制度等 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、《巡视工作简报》 定期30年

4、巡视通知 定期30年

5、巡视反馈意见 定期30年

6、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

7、上级有关巡视工作的重要文件材料 定期30年

8、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

9、以上材料相应的电子文件

10、其它需要归档的材料

十六、人力资源处（教师工作部）

1、上级关于人事、工资福利待遇、人才交流等方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、本校机构设置、人员编制 永久

3、工作计划、总结及人事工作规定、通知、职责、制度等 定期30年

4、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

5、人才选拔、师资培养方面的材料 定期30年

6、有关推荐中科院院士、工程院院士的文件材料及名单 定期30年

7、建立博士后流动站的报告、批复及博士后工作等文件材料 定期30年

8、职称申报表及任职通知书 永久

9、聘请兼职教授、名誉教授、顾问教授等的材料 永久

10、教职工岗位聘任、考核、奖励和处分材料 定期30年

11、工资、福利等方面形成材料 定期30年

12、招工及临时工管理方面的材料 定期30年

13、教职工退休审批表、工作满三十年人员名单 定期30年

14、教职工调进、调出及离职等方面材料 定期30年

15、各类毕业生、转业军人来校报到证 定期30年

16、伤、残人员评定的材料 定期30年

17、本校教职工派出、探亲方面的材料 定期30年

18、人才交流管理工作中形成的材料 定期30年

19、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话和信件等） 定期30年

20、以上材料相应的电子文件

21、其它需要归档的材料

十七、审计处

1、上级关于审计工作的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、各类审计项目的审计报告、调查报告 定期30年

4、审计工作规章制度 定期30年

5、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

6、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

7、审计工作表彰及申报材料 定期30年

8、以上材料相应的电子文件

9、其它需要归档的材料

十八、保卫处（保卫部）

1、上级有关安全、保卫方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、治安、保卫工作中形成的材料 定期30年

4、学校综合治理及评比表彰材料 定期30年

5、案件调查、复查、结案及处理材料 永久

6、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

7、工作简报、月报等 定期30年

8、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

9、以上材料相应的电子文件

10、其它需要归档的材料

十九、资产管理处

1、上级关于校产管理方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、本校资产管理形成的重要材料 定期30年

4、有关土地、资产等与外单位交涉材料 定期30年

5、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

6、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话和信件等） 定期30年

7、房屋分布图 定期30年

8、公有房屋所有权证，公有房屋使用权证 永久

9、房屋（教学用房、生活用房、辅助用房）分配使用情况方面的材料 定期30年

10、以上材料相应的电子文件

11、其它需要归档的材料

二十、后勤服务集团

1、上级关于后勤服务工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、人事任免通知 定期30年

4、表彰、处分及通报材料 定期30年

5、党政会议记录、纪要 永久

6、有关后勤服务的管理材料 定期30年

7、签订的重要协议 定期30年

8、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

9、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、简报、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

10、以上材料相应的电子文件

11、其它需要归档的材料

二十一、医院

1、上级关于医疗、卫生工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结、人事任免通知 定期30年

3、规章制度及表彰材料 定期30年

4、统计报表及病亡名单 永久

5、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

6、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、简报、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

7、《健康天地》 定期30年

8、以上材料相应的电子文件

9、其它需要归档的材料

二十二、档案馆（校史博物馆）

1、上级有关档案工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结及管理工作中形成的材料 定期30年

3、档案统计报表 永久

4、工作规章制度 定期30年

5、学校年鉴 永久

6、档案检查评比及表彰材料 定期30年

7、承办的重大展览、重要会议，重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

8、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

9、档案馆、校史博物馆编纂材料及出版物 永久

10、档案移交及档案鉴定销毁审批材料清册 永久

11、以上材料相应的电子文件

12、其它需要归档的材料

二十三、图书馆

1、上级有关图书馆工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结及图书管理工作中形成的材料 定期30年

3、表彰材料 定期30年

4、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、简报、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

6、以上材料相应的电子文件

7、其它需要归档的材料

二十四、博物馆

1、上级有关博物馆工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结及管理工作中形成的材料 定期30年

3、承办的重大展览、重要会议，重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

4、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、简报、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

5、以上材料相应的电子文件

6、其它需要归档的材料

二十五、招标办公室

1、上级有关招标工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结及招标管理工作中形成的材料 定期30年

3、学校各类工程评标记录、招标文件（含立项申请表、审计意见函、投标文件、合同审批记录表、合同、情况说明等） 定期30年

4、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

6、以上材料相应的电子文件

7、其它需要归档的材料

二十六、研究生院

1、上级关于研究生工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

4、研究生院管理工作中形成的材料 定期30年

5、招生及授予学位工作形成的文件材料 永久

6、录取新生名册等 永久

7、研究生委培、定向、自费等方面的合同书 定期30年

8、学位、专业、导师申报、审批材料 永久

9、研究生学籍管理材料 定期30年

10、表彰与处分材料 定期30年

11、各类奖学金获奖名单及评选材料 定期30年

12、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、各类成果汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

13、研究生赴外学习、合作研究等材料 定期30年

14、以上材料相应的电子文件

15、其它需要归档的材料

二十七、本科生院

1、上级有关教学、学士学位工作的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、教学管理工作中形成的文件材料 定期30年

4、招生工作中形成的文件材料和录取新生审批表 永久

5、新生复查、取消或保留入学资格的文件 定期30年

6、年级导师、新生导师聘任、管理材料

7、各类奖学金获奖名单及评选材料 定期30年

8、有关专业设置、变更方面的材料 永久

9、教学研究、教材管理产生的文件 定期30年

10、在校学生人数统计、新生入学材料、授予学位材料 永久

11、发放毕业证书名单、编号（含结业生） 永久

12、双学位、专升本、作家班以及副修课方面的材料 定期30年

13、学籍管理材料（包括学生退学、休学、转学材料） 定期30年

14、本校与各办学点签订的联合办学合同、协议书等有关材料 定期30年

15、教学检查、评估和优秀教学质量评奖材料 定期30年

16、教学工作中各类先进集体、个人评奖材料（获省部级以上奖励材料，包括全国教学名师奖、全国模范教师奖、教学成果奖、教学质量奖、优秀教材奖、教书育人奖等项目的申报、批复及获奖证书等） 定期30年

17、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

18、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、各类成果汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

19、以上材料相应的电子文件

20、其它需要归档的材料

二十八、学生工作部

1、上级有关学生工作的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、学生社会实践材料 定期30年

4、各类奖学金获奖名单及评选材料 定期30年

5、人民助学金、贷款及困难补助相关材料 定期30年

6、表彰及处分材料 定期30年

7、辅导员聘任、管理材料 定期30年

8、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

9、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、各类成果汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

10、以上材料相应的电子文件

11、其它需要归档的材料

二十九、学科建设与规划处

1、上级有关学科建设方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、制订的全校学科发展整体规划 定期30年

4、双一流学科建设项目管理工作中形成的材料 定期30年

5、重点学科（国家级、省级）建设日常管理形成的材料 定期30年

6、硕士学位点、博士学位点、一级学科博士学位授权点的申报及审批材料 定期30年

7、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

8、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

9、以上材料相应的电子文件

10、其它需要归档的材料

三十、学生就业指导中心

1、上级有关学生就业工作的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、毕业生派遣名册 永久

4、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料等） 定期30年

6、以上材料相应的电子文件

7、其它需要归档的材料

三十一、体育部

1、上级关于体育工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、群体工作及管理工作中形成的材料及受表彰材料 定期30年

4、举办校运动会材料 定期30年

5、参加各项重大体育比赛成绩材料 定期30年

6、承办的重大赛事、重要会议、重要活动等形成的成套材料 定期30年

7、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

8、以上材料相应的电子文件

9、其它需要归档的材料

三十二、匡亚明学院

1、各类会议记录、纪要 永久

2、工作计划、总结 定期30年

3、表彰、处分及学生管理中形成的材料 定期30年

4、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

6、以上材料相应的电子文件

7、其它需要归档的材料

三十三、终身教育学院

1、上级有关成人教育、远程教育工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结及教学管理形成的材料 定期30年

3、成人教育和远程教育学科、专业设置论证、评估、申报、审批材料 永久

4、本校与外单位签订的联合办学合同、协议书 定期30年

5、各类招生计划、录取名册 永久

6、表彰、处分决定及学生管理工作中产生的文件材料 定期30年

7、学生学籍管理文件材料 定期30年

8、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

9、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

10、以上材料相应的电子文件

11、其它需要归档的材料

三十四、科学技术研究院

1、上级关于科研及产业开发工作的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、自然科学科研统计报表 永久

4、上报国家、省、市有关科研项目申请书 定期30年

5、科研工作规划、计划、总结及管理工作中形成的材料 定期30年

6、课题、项目进展情况报告、结题报告 定期30年

7、有关部门下达科研项目经费通知、拨款单 永久

8、有关科研合作、协作的文件材料（包括与各单位签订的合同书） 定期30年

9、有关重点实验室的材料 定期30年

10、有关教师成果转化和技术转移服务、创业孵化平台建设、政产学研创新载体建设、学生创业服务、创新创业人才培训以及定点扶贫、对口支援、战略合作等方面的重要文件材料 定期30年

11、内部规章制度、管理工作中形成的材料 定期30年

12、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

13、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

14、以上材料相应的电子文件

15、其它需要归档的材料

三十五、社会科学处

1、上级关于人文社会科学研究的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、人文社会科学研究统计报表 永久

4、文科各院系成立科研机构、创办刊物等报批材料 永久

5、职务聘任通知 永久

6、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

7、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

8、《南大人文社科》 定期30年

9、以上材料相应的电子文件

10、其它需要归档的材料

三十六、中国思想家研究中心

1、工作计划、总结 定期30年

2、管理工作中形成的材料 定期30年

3、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

4、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

5、以上材料相应的电子文件

6、其它需要归档的材料

三十七、基建处

1、上级有关基建方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、基建投资计划、规划、预决算等材料 永久

4、建房及征用土地材料 永久

5、险房、危房维修方面材料 定期30年

6、基建工程申报及批复材料 永久

7、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

8、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

9、以上材料相应的电子文件

10、其它需要归档的材料

三十八、出版社

1、上级有关出版工作方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、选题计划表及上级批复 永久

4、出版工作年检报告及批复 永久

5、出版管理工作中形成的材料 定期30年

6、签订的重要合同 定期30年

7、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

8、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

9、以上材料相应的电子文件

10、其它需要归档的材料

三十九、实验室与设备管理处

1、上级有关实验室、设备建设与管理的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、实验室仪器设备管理方面的材料 定期30年

4、实验室评比表彰材料 定期30年

5、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

6、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

7、以上材料相应的电子文件

8、其它需要归档的材料

四十、国际化工作处（台港澳事务办公室）

1、上级有关国际合作与交流以及台港澳合作交流工作的重要文件 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、外事管理活动中形成的材料 定期30年

4、接待外宾计划、登记表等 定期30年

5、本校人员出境（包括台港澳）批件及登记表等 定期30年

6、本校聘请外国专家和授予外籍专家名誉称号的材料 永久

7、教育部下达外国专家计划、指标及统计表等 永久

8、与境外学校校际交流协议 永久

9、邀请外国专家（短期）、本校出席国际会议及短期出境访问考察材料 定期30年

10、国内举办国际学术会议及其它重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

11、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

12、以上材料相应的电子文件

13、其它需要归档的材料

四十一、中美文化研究中心

1、工作计划、总结 定期30年

2、开学、结业典礼材料 定期30年

3、学员名册 永久

4、本校聘请中、美方教师、工作人员材料 定期30年

5、中心领导与霍大领导间的来往信件 定期30年

6、接待外宾材料 定期30年

7、中心接受美方赠送图书、设备材料 定期30年

8、组织教学、学术活动形成的材料 定期30年

9、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

10、签订的重要协议 定期30年

11、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

12、以上材料相应的电子文件

13、其它需要归档的材料

四十二、海外教育学院

1、上级有关留学生工作的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、留学生材料及管理文件材料 定期30年

3、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

4、组织留学生外出活动材料 定期30年

5、汉语班学生名单及教学安排等 定期30年

6、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

7、以上材料相应的电子文件

8、其它需要归档的材料

四十三、财务处

1、上级关于财会工作、外汇管理的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、本校有关财务管理、经费开支的规定 定期30年

3、国家教育部下达经费预算、追加经费及本校的报告 永久

4、关于财务、物价、税收大检查的材料 定期30年

5、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

6、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

7、以上材料相应的电子文件

8、其它需要归档的材料

四十四、资本运营有限公司

1、上级关于科技开发方面的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、内部规章制度、管理工作中形成的材料 定期30年

4、成立、调整机构及任职决定 永久

5、人员编制及名册 永久

6、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

7、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

8、以上材料相应的电子文件

9、其它需要归档的材料

四十五、南大置业有限公司

1、上级有关置业管理方面的重要文件材料 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、内部规章制度、管理工作中形成的材料 定期30年

4、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

6、以上材料相应的电子文件

7、其它需要归档的材料

四十六、学报编辑部

1、工作计划、总结 定期30年

2、内部规章制度、管理工作中形成的材料 定期30年

3、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

4、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料等） 定期30年

5、以上材料相应的电子文件

6、其它需要归档的材料

四十七、科研设施共享中心

1、研究、业务等相关文件材料 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、内部规章制度、管理工作中形成的材料 定期30年

4、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料等） 定期30年

6、以上材料相应的电子文件

7、其它需要归档的材料

四十八、苏州校区管委会

1、有关苏州校区现场管理、协调、服务、监督以及处置紧急、突发事件的重要文件材料 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、内部规章制度、管理工作中形成的材料 定期30年

4、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话和信件等） 定期30年

6、以上材料相应的电子文件

7、其它需要归档的材料

四十九、浦口校区管委会

1、有关浦口校区现场管理、协调、服务、监督以及处置紧急、突发事件的重要文件材料 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、内部规章制度、管理工作中形成的材料 定期30年

4、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话和信件等） 定期30年

6、以上材料相应的电子文件

7、其它需要归档的材料

五十、中国社会科学研究评价中心

1、有关人文社会科学文献的数字化加工、推广服务、科学研究等工作的重要文件材料 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、内部规章制度、管理工作中形成的材料 定期30年

4、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料等） 定期30年

6、以上材料相应的电子文件

7、其它需要归档的材料

五十一、心理健康教育与研究中心

1、上级有关学生心理健康教育的重要文件（包括法规文件、批复、通知等） 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

4、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记和纪要录、规章制度汇编、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料、领导重要讲话等） 定期30年

5、以上材料相应的电子文件

6、其它需要归档的材料

五十二、大学外语部、教育研究院（陶行知教师教育学院）、国际地球系统科学研究所、人文社会科学高级研究院、长江产业发展研究院、现代生物研究院

1、研究、业务等相关文件材料 定期30年

2、工作计划、总结 定期30年

3、内部规章制度、管理工作中形成的材料 定期30年

4、承办的重要会议、重大事件、重要活动等形成的成套材料 定期30年

5、其它正式发文和反映本单位工作、活动的材料（包括会议记录和纪要、大事记、宣传册、调研报告、分析汇总材料等） 定期30年

6、以上材料相应的电子文件

7、其它需要归档的材料