1、办理各类档案查阅利用，需按照要求填写《南京大学档案馆查档利用申请表》（点击下载）。

2、选择线上申请渠道的申请者，请将填写完整的《申请表》发送至以下任选其一邮箱：dagzy@nju.edu.cn、daghj@nju.edu.cn、xdc@nju.edu.cn，我们尽快回复您（通常为1-3个工作日内）；选择现场办理渠道的申请者请自行确认具备仙林校区通行权限后，携带填写完整的《申请表》于工作日8:45-11:30、13:45-16:30两个时间段内，前往仙林校区档案馆一楼办事大厅到馆办理，地址为南京市栖霞区仙林大道163号南大仙林校区嫏嬛路北淮安楼档案馆（图书馆北面的红色小楼）。寒暑假等假期内的查档服务安排另见其他相关发文。

3、常见查档利用业务说明：

① 中文成绩单：本馆提供全日制本专科生、研究生、成教生的中文成绩单办理业务，不包括自考生；办理中文成绩单的申请者，本人需随《申请表》提供毕业证书（优先提供）、学位证书或身份证的复印件或照片；代办的受托人需随《申请表》提供委托人的毕业证书（优先提供）或学位证书的复印件或照片。办理中文成绩单不提供电子版文件。

自考生学业档案由江苏省自学考试办公室统一管理，联系电话为025-83235887。

② 补档：本馆提供学籍成绩单、录取名册、毕业名册、学位评审等档案材料的补档办理业务。办理补档的申请者需随《申请表》提供补档人所属部门盖章及补档人的毕业证书（优先提供）、学位证书或身份证的复印件或照片，申请目的选择“补档”，申请内容栏写明补档所需材料。办理补档不提供电子版文件。

③ 中英文成绩单：本馆仅提供2015届（含2015届）之前的全日制本专科毕业生的英文成绩单办理业务，不提供证书翻译；需要办理中英文成绩单的申请者请于申请姓名一栏内填写与护照一致的中英文名，后续办理流程请按回复邮件通知的步骤完成。办理中英文成绩单不提供电子版文件。

其他情形的本科生请选择校内统一自助打印服务平台，或联系本科生院（参考网址https://jw.nju.edu.cn/24752/list.htm，联系电话025-89683341）；

研究生请选择校内统一自助打印服务平台，或联系研究生院（参考网址https://grawww.nju.edu.cn/41/7f/c906a16767/page.htm，学术学位联系电话025-89682463，专业学位联系电话025-89686492）；

成教生请联系终身教育学院继续教育负责部门（即原继续教育学院，联系电话025-83592565）；

网教生请联系终身教育学院远程教育负责部门（即原网络教育学院，联系电话025-83688617、025-83688711）；

自考生请于终身教育学院成人教育网站查询（参考网址https://ces.nju.edu.cn/main.htm）办理流程或与联系江苏省自学考试办公室（025-83235887）；

4、如有其他问题，可咨询本馆档案查阅利用电话025-89680366，接听时间为工作日上午8:45-11:30，下午13:45-16:30。寒暑假等假期内的查档咨询服务安排另见其他相关发文。

附件1：《南京大学档案馆查档利用申请表》样式

附件2：

南京大学档案馆查档利用须知

l、申请者利用本人形成档案，需提供有效身份凭证；利用校内所属部门形成档案，需提供申请者所属部门领导签字及盖章。校内申请者利用非所属部门形成档案，需提供形成部门领导签字盖章及相关声明。校外单位利用档案时，需提供合法身份证明并根据不同档案类别要求提供相应凭证；出于法治安全、意识形态宣传等特殊目的的利用，需由校内对口部门确认或陪同。利用委托人形成档案，需提供形成者（即委托人）签字及身份凭证。台港澳同胞、海外侨胞等境外申请者利用档案须经外事部门开具介绍信并经校保密委员会批准。以上手续须经本馆工作人员审核确认。

2、申请者要爱护档案；对于实体档案，要对所查阅档案的安全负完全责任，不得随意涂改、拆卷、标记、增删、抽页、剪裁、污损、拖延归还、丢失档案；对于电子档案，必须遵守国家有关法律法规和档案利用的规定，不得擅自复制、篡改电子档案，不得损害国家利益、社会公共利益和其他主体合法权益；对于档案复制件及资料，应确保其使用目的和过程的合法合规，不得侵犯知识产权、隐私权或其他合法权益。出现以上行为情况，学校保留按照《档案法》及相关规定追究相应法律责任的权利。

3、申请者如需复制档案，应当提交需求经由本馆审核：工作查考、权益维护等目的的档案利用，原则上按需提供；学术研究目的的档案利用以阅览和摘录为主；大规模档案利用应当提供相关证明，经我馆审核并签订档案利用协议后予以复制；如选择线上利用途径，需充分了解档案数据通过网络传播所带来的安全风险并予以有效控制。

4、未经本馆或档案形成者、形成部门同意，任何单位和个人无权公布本馆馆藏档案。档案的公布指通过下列形式向社会公开档案的全部或者部分原貌：图书等公开出版；计算机网络等公开传播；公开场合宣读、播放；公开出售、张贴档案复制件；在展览、展示中公开陈列。公布档案应遵守有关法律、行政法规的规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益，同时注明来源和出处，否则由以上公布档案行为所产生的所有法律责任由公布单位或个人承担。

5、申请所获材料的利用范围，仅限于该次申请目的中所填范围或场合利用。

6、凡向本馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会公布或查阅的内容提出限制利用的相关意见。